Agente de voz AI que llama por teléfono y agenda citas

Un prospecto llena tu formulario un viernes a las 6:07 de la tarde. A las 6:08 su teléfono suena, y quien lo saluda es tu mejor vendedor.

Sí: un agente de voz con inteligencia artificial puede llamar por teléfono —teléfono de verdad, no una notificación— y dejar una cita puesta en tu calendario. Lo construimos para una cadena hotelera internacional con resorts en el Caribe. Funciona así: cuando alguien deja sus datos en una campaña, el agente le marca en menos de un minuto. Al contestar, lo saluda, responde sus dudas con conocimiento real del negocio, lo califica y le propone fecha y hora para verse con un asesor. Mientras conversan, detecta el ánimo del prospecto y transcribe la llamada en vivo; al colgar, deja grabación, transcript y calificación en el CRM. Si el registro cae fuera del horario del negocio, agenda una llamada de regreso para la mañana siguiente. Y el hilo no muere al colgar: el mismo cerebro continúa por WhatsApp, confirma la cita y manda un recordatorio dos horas antes.

El reto: leads de madrugada, equipo de oficina

Los leads llegan cuando quieren. Martes 2 pm, sábado 11 de la noche, domingo antes del desayuno. El equipo comercial, como casi todos, marcaba en horario de oficina y en orden de llegada: el lead del viernes en la tarde recibía su llamada el lunes, si le tocaba turno. Para entonces ya había cotizado con otra marca o ya ni se acordaba del anuncio que lo trajo.

Tu mejor vendedor no escala. Ahí entramos.

La solución, en tres actos

Acto uno: la llamada. El prospecto envía el formulario y su teléfono suena antes de que cierre la pestaña. El agente saluda, contesta preguntas concretas —destinos, fechas, qué incluye la experiencia— y va calificando sin sonar a interrogatorio. Si hay interés, abre el calendario y cierra la cita ahí mismo. Si nadie contesta, reintenta después, en olas programadas. Y si el lead llegó a las 11 de la noche, el agente no lo despierta: agenda el callback para la mañana.

Acto dos: el mismo cerebro en WhatsApp. La conversación sigue por chat con memoria completa de la llamada. El prospecto pregunta en la noche lo que olvidó por teléfono; la respuesta llega al momento, con confirmación de cita y recordatorio dos horas antes. Un solo hilo, dos canales.

Acto tres: el escritorio de control. Del lado del negocio hay una pantalla donde el equipo ve cada conversación en vivo: transcript en tiempo real, ánimo del prospecto, estado de cada cita. Y un botón: "tomar control". Cuando un humano lo presiona, entra al chat y el agente guarda silencio hasta que se lo regresen. La máquina vende; la persona decide cuándo tomar el volante.

Cómo lo construimos

Empezamos por el as-is: cómo vendía este equipo, de verdad. Guiones reales, objeciones frecuentes, horarios de atención, qué hacía que un asesor considerara a alguien listo para cita. Con eso cargamos el conocimiento del negocio, definimos las reglas de marcado —ventana horaria, olas de recontacto, candado anti-doble-llamada— y conectamos su calendario y su CRM. Después vino lo tardado: probar con llamadas reales hasta que el saludo, las pausas y la manera de cerrar una cita sonaran a persona y no a menú telefónico. No replicamos su proceso; lo mejoramos.

Lo que cambia en la operación

El equipo deja de perseguir listas frías: llega a citas ya agendadas, con el transcript leído y el contexto del prospecto a la mano. Y el gerente ya no espera el reporte semanal: ve las conversaciones en vivo.

En números de capacidad del sistema:

• Primera llamada en menos de 1 minuto dentro del horario del negocio.
• WhatsApp atendido 24/7, sin turnos.
• 100% de las conversaciones grabadas, transcritas y registradas en el CRM.

Cifras de capacidad del producto, no resultados de negocio del cliente; mayalab no publica métricas de sus clientes.

Preguntas frecuentes

¿Suena a robot? No. Habla en tiempo real, con pausas naturales, y maneja interrupciones: si lo cortas a media frase, se detiene y responde. Resuelve dudas con el conocimiento cargado del negocio, no con frases genéricas.

¿Qué pasa si el lead se registra a medianoche? Respeta la ventana horaria del negocio: por teléfono agenda una llamada de regreso para la mañana siguiente, y por WhatsApp responde de inmediato, a la hora que sea.

¿Puede intervenir un humano? Sí, en un clic. Con el botón "tomar control" del escritorio, una persona entra al chat y el agente se calla hasta que le devuelvan la conversación.

¿Se pierde el contexto entre llamada y chat? No. Es el mismo cerebro en ambos canales: lo que el prospecto dijo por teléfono existe en WhatsApp, y al revés. Nadie repite su historia.

¿Qué queda registrado en el CRM? Todo: grabación, transcript completo, ánimo detectado, calificación del prospecto y la cita agendada.

¿Y si nadie contesta la primera llamada? Reintenta en olas programadas, con un candado que evita marcarle dos veces al mismo número a la vez. Cada intento queda registrado.

Agenda una demo

La mejor demo no es un video: es que el agente te marque a ti. Déjanos tus datos, contéstale el teléfono y pregúntale lo que le preguntarías a un vendedor. Agenda una demo.